Tramitar el contrato menor en GIRO

Abrir el expediente en GIRO

• Ve a «Expediente de contratación» → «Apertura» → «Apertura de expediente».
• Rellena los datos (Procedimiento MENOR, tu órgano gestor, circuito y ejercicio) y pulsa «Apertura de expediente».
• Completa todos los campos obligatorios y pulsa «Guardar». Marca Anuncio de licitación: NO y Licitación electrónica: SÍ.
• En la pestaña «Datos de contrato» rellena: plazo de ejecución, forma de pago, sistema de determinación del precio, si tiene Fondos UE (y la tasa de cofinanciación) y si está afectado por el Decreto-ley 3/2021 (SÍ si lo financia la UE).
• Guarda y pulsa «Cerrar tarea y pasar a la siguiente» (arriba a la izquierda). Abajo a la izquierda te aparece el número CONTR: apúntalo.

Las empresas que invites tienen que estar dadas de alta en SiREC antes; si no, no se las puede invitar.

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Fondos europeos (solo si los hay)

• Entra en el módulo de tramitación. En «Datos básicos» → «Gestión de Fondos Europeos» pulsa «Visualizar/Modificar» e «Insertar».
• Marca la línea, indica el fondo y el porcentaje de financiación, y guarda.

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Memoria justificativa y carta de invitación

• Sube la memoria justificativa (documento ECE0008): la firma el Jefe de Servicio del órgano gestor y la persona titular del centro directivo.
• Si necesita el visto bueno de otro cargo (p. ej. un Subdirector), ponla antes como documento adicional firmable ECEA0002; una vez firmada, descárgala y súbela en ECE0008.
• Avanza a «Carta de invitación». Sube un único documento para todas las empresas (ECE00265, documento firmable) y ponlo a la firma de un Jefe de Servicio o responsable.
• Firmada la carta, avanza a «Licit. Electrónica (con invitación a empresas)».

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Fecha límite y creación del expediente en SiREC

• «Datos básicos» → «Publicidad» → «Gestión de publicaciones en PDC», en modo «Visualizar/Modificar»: entra y pulsa «Guardar».
• En «Gestión f. límites y datos de contacto» pon la fecha y hora límite para presentar ofertas (la misma que en la carta) y guarda.
• En «Datos básicos» → «SiREC» (siempre en modo modificación) pulsa «Crear expediente».
• Para entrar en SiREC es mejor abrirlo desde el navegador y filtrar por el número de expediente (el enlace directo suele dar errores). El expediente debe aparecer en «Borrador»: entra con la flecha de la derecha.

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Configurar el sobre y las empresas en SiREC

• En SiREC, pestaña «Licitación electrónica» → «Configuración de la licitación».
• «Opciones» → «Alta de sobre»: tipo «Sobre único», código «sobre único» y denominación «oferta y documentación requerida». Si quieres pedir más documentos (memoria descriptiva, muestras…), usa «Tipo de documento» → «Añadir manualmente». Guarda.
• «Opciones» → «Añadir empresa»: escribe el NIF, «Buscar», marca la empresa y «Guardar». Repite con cada empresa.
• Comprueba que abajo aparece cargada la invitación; conviene descargarla y revisarla.

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Enviar la invitación (desde GIRO, nunca desde SiREC)

• En GIRO: «Datos básicos» → «SiREC», «Visualizar/Modificar» y pulsa «Remitir a PdL».
• En SiREC el expediente pasará a «En plazo de presentación de ofertas» y verás cuándo cada empresa ha leído la invitación.

NO uses el botón «Remitir al portal de licitación» de SiREC: la invitación se envía siempre desde GIRO.

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Acto de apertura y apertura de ofertas

• En SiREC: «Licitación electrónica» → «Gestión de la licitación» → «Nuevo acto». Rellena tipo, sobre y fecha planificada de apertura (posterior a la fecha límite) y guarda.
• Pulsa el icono de miembros → «Nuevo miembro». Busca a la persona con perfil de apertura, cargo «Gestor de apertura» y tipo «Principal» (puedes añadir suplentes). Guarda.
• Acabado el plazo, pulsa el icono de apertura y después «Apertura». Con el icono «i» ves y descargas la documentación de cada oferta.

Si las empresas declinan o no responden, no hace falta pedir más ofertas: deja constancia en el expediente y continúa.

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Valoración, importes y aprobación del gasto

• Prepara el informe de valoración de ofertas y, firmado, súbelo a GIRO.
• En SiREC actualiza el estado de cada oferta (icono de la flecha circular) y marca como «Adjudicataria» la elegida.
• En GIRO avanza a «Adjudicación (con licitación electrónica)» y rellena los importes de adjudicación en «Datos básicos» → «Datos generales».
• Pon la «Propuesta de contrato menor» a la firma del Jefe de Servicio (ECEA0002).
• Después sube el informe de necesidad y aprobación del gasto (ECE00332) a la firma del titular del centro directivo, con el visto bueno del Jefe de Servicio. Adjunta la memoria, los informes preceptivos y lo que sea relevante.

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Responsable del contrato y orden de encargo

• En «Datos básicos» → «Gestión de responsables» rellena los datos del responsable del contrato.
• Pon a la firma la orden de encargo: con la plantilla del documento ECS00009 o como documento adicional firmable ECEA0002 con el nombre «orden de encargo».
• Notifícala en SiREC: «Gestión de la licitación» → «Comunicaciones» → «Nueva comunicación» → «Comunicación orden de encargo». Marca la empresa, pulsa «+», elige tipo «Código CSV», pega el CSV del documento firmado, «Guardar» y «Guardar y enviar».
• Compruébalo en «Comunicaciones finalizadas».

Antes de la orden de encargo haz siempre el documento AD, sea cual sea el importe, y espera a la fiscalización (ver paso final).

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Documento contable AD y envío a la Intervención

• En el contrato menor se hace documento AD. ANTES de publicar la adjudicación hay que hacer el documento AD y mandarlo a la Intervención Delegada para que lo fiscalice.
• Entra en «Datos básicos» → «Información contable» → «Datos contables». No olvides pulsar «Visualizar/Modificar».
• Marca «Documento contable AD» y pulsa «Importar partidas». Rellena el centro gestor completo (p. ej. 1200010000), la clasificación funcional y la económica, y pulsa «Ejecutar».
• Salen varias filas: las rojas no se pueden marcar. Marca la azul del año que corresponda, pulsa «Exportar partida», escribe el importe CON IVA y guarda.
• Vuelve al inicio, pestaña «Operaciones contables», marca el documento AD y pulsa «Generar doc». Apunta el número CONT que te da el sistema.
• Sal del expediente y ve a «Órgano gestor» → «Órgano gestor de gastos» → «Tramitación» → «Carpeta entrada expediente». Busca el número, haz doble clic en la línea, pestaña «Envío a EI Simplificación Administrativa» y «Confirmar». Comprueba que se ha enviado.
• Cuando la Intervención lo haya fiscalizado, ya puedes hacer la orden de encargo.

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Publicar la adjudicación en el perfil de contratante y pasar a ejecución

• Ve a «Tramitación» → «Bandeja de tramitación de expediente», escribe el número de expediente y haz doble clic en su línea.
• Entra en «Datos básicos» → «Visualizar/Modificar» → pestaña «Publicidad» → «Gestión de publicaciones en PDC». Rellena el campo UTE de «Otros datos adjudic.». Si el expediente aún no tiene expediente SiREC, créalo antes en la pestaña «SiREC».
• Pulsa «Crear anuncio»: se genera en borrador. Sombrea esa línea, pulsa «Acción» → «Publicar anuncio», revisa el PDF y contesta «Sí».
• Cuando el anuncio esté publicado, pulsa «Avanzar tramitación»: el expediente pasa a EJECUCIÓN.

GIRO no deja pasar el contrato a ejecución sin publicarlo (obligatorio si el valor estimado supera 5.000 €). Además, la comunicación de la orden de encargo en SiREC debe estar «finalizada» para que la oferta pase a «Contratista».

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Ejecución, facturas y fin del expediente

• En la tarea TA0006 «Ejecución» ya se pueden registrar las facturas del contrato desde el Registro de Facturas. Puedes consultarlas en «Datos básicos» → «Información contable» → «Consultar facturas».
• Rellena la «Fecha de finalización» del expediente: sin ella GIRO no te deja cerrarlo.
• Para ir a «Fin del contrato» tiene que haber al menos una factura, todos los campos obligatorios completos, ningún documento pendiente de firma y ningún anuncio en borrador.
• Cierra el expediente cuando TODAS sus facturas estén contabilizadas. Una vez cerrado (estado «6-Finalizado») solo se puede consultar.

Si después aparece una factura pendiente, el expediente se puede reabrir: «Reabrir exp. menores finalizados», indicando el contrato y pulsando «Ejecutar». Vuelve a la tarea «Ejecución».

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Si no hay ofertas válidas: expediente desierto

• Si no llega ninguna oferta o todas se rechazan, desde la tarea de Licitación avanza a la tarea TA0019 «Desierto».
• Si habías publicado anuncio de licitación, publica también el anuncio de desierto desde la pestaña «Publicidad».
• Pulsa «Fin de expediente (Desierto)» y «Confirmar». El expediente se cierra (estado «12-Desierto») y solo se puede consultar.

Después puedes abrir un expediente nuevo sin licitación electrónica y adjudicar directamente (art. 131.3 LCSP), dejando constancia de que quedó desierto.

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