1. Detección de la necesidad
Se identifica qué se necesita, por qué no puede cubrirse con medios propios y con qué crédito se paga.
- Definir el objeto con precisión: causa, materia y periodo (nunca superior a un año ni prorrogable)
- Comprobar que la necesidad es puntual y no recurrente ni de tracto sucesivo
- Verificar que existe crédito adecuado y suficiente
- Comprobar si el bien o servicio está homologado o cubierto por un contrato o Acuerdo Marco en vigor (p. ej., el Acuerdo Marco de eventos de la Consejería, o el Acuerdo Marco de homologación de microordenadores y periféricos — consulta al Servicio de Informática): si lo está, NO cabe contrato menor
2. Preparación del expediente
Se redacta la memoria justificativa y se piden los informes previos que correspondan.
- Memoria justificativa del contrato (Anexo I)
- Solicitud de los informes o autorizaciones previos (comunicación, TIC, patrimonio…)
- Cálculo del valor estimado sin IVA y comprobación del umbral
- Comprobación del acumulado anual con la misma empresa y del no fraccionamiento
3. Solicitud de ofertas
Con carácter general se invita al menos a tres empresas a través de SiREC.
- Carta de invitación con todo su contenido mínimo (Anexo II)
- Recepción de ofertas y declaración responsable de cada empresa (Anexo III)
- Si las empresas declinan o no responden: NO se piden más ofertas ni se reinicia la licitación. Deja constancia en el expediente (justificante SiREC y declinaciones o falta de respuesta) y continúa
- Con alguna oferta recibida: adjudica a la empresa que cumpla las condiciones, motivando la selección
- Sin ninguna oferta: procedimiento desierto, cabe la adjudicación directa a empresa idónea (art. 131.3 LCSP)
- Si no es posible la concurrencia, justificación motivada en el expediente
4. Adjudicación y aprobación del gasto
Se valoran las ofertas, se aprueba el gasto y se adjudica. Nunca antes de aprobar el gasto.
- Informe de valoración y propuesta de adjudicación (Anexo IV)
- Informe de necesidad y aprobación del gasto del órgano de contratación (Anexo V)
- Fiscalización previa por la Intervención y documento contable AD
- Resolución de adjudicación y orden de encargo a la empresa (Anexo VI)
5. Ejecución y seguimiento
La persona responsable del contrato vigila que se cumple lo pactado.
- Nombramiento y comunicación por escrito del responsable del contrato (15 días desde el perfeccionamiento)
- Supervisión de plazos, calidad y condiciones ofertadas
- En obras, las facultades las ejerce la dirección facultativa (arts. 237 a 246 LCSP)
6. Factura, pago y publicidad
Se conforma la factura, se paga y se publica el contrato en el perfil de contratante.
- Factura electrónica conforme a la Ley 25/2013 y conformidad de la prestación
- Reconocimiento de la obligación y pago
- Publicación trimestral en el perfil de contratante e inscripción en el Registro de Contratos. En la Junta de Andalucía, la aplicación GIRO obliga a publicar el contrato en el perfil de contratante para poder pasarlo a ejecución